Hilfe zur Selbsthilfe: Sammlungscoachings in Sachsen

Neben den Ausstellungen haben auch die Depots vieler Museen ihren ganz eigenen Charme. Hier lagern oft weitere wichtige Objekten, die aber aus unterschiedlichen Gründen nicht in der Dauerausstellung gezeigt werden. Einer der Gründe kann die fehlende Dokumentation der vorhandenen Objekte sein. Ein vollständiger Überblick über die hauseigene Sammlung wäre in Bezug auf eben jene Objekte zweifelsohne wünschenswert, jedoch ist die lückenlose Dokumentation der oftmals großen Menge an Objekten eine wahre Herkulesaufgabe. Ihre Bewältigung wird oftmals zusätzlich durch Umbrüche in der Arbeitsweise erschwert. Teilweise lösen Generationen von Museumsmitarbeitern mit unterschiedlichen Herangehensweisen und Prioritäten einander ab. Auch Arbeitsmittel wandeln sich und so ersetzt die digitale Dokumentation immer weiter die analoge. Gerade kleinen Museen mit begrenzten Ressourcen erscheint es in solchen Fällen schwierig wieder zu einem guten und einheitlichen Standard aufzuschließen.

Doch diese Herausforderung müssen sie nicht allein bewältigen: Um Sachsens nichtstaatliche Museen bei der Sammlungsdokumentation – insbesondere im Bereich der Digitalisierung – zu unterstützen, wurde 2019 das Projektteam Digitales Sammlungsmanagement an der Sächsischen Landesstelle für Museumswesen in Leben gerufen. Ziel des Projektteams ist es, Museen bei der Erschließung, Verwaltung und Öffnung Ihrer Sammlung zu beraten und zu unterstützen. Um dies zu erreichen wurden und werden Handreichungen zu verschiedenen museumsfachlichen Themengebieten erstellt und Fortbildungen durchgeführt. Sowohl vor Ort als auch Online werden die Museen in Theorie und Praxis unterstützt.

Eine besondere Form dieser Unterstützung bietet dabei das Sammlungscoaching. Diese Initiative bietet den Museen seit 2022 eine umfangreiche Möglichkeit zur Evaluation und gegebenenfalls Verbesserung Ihrer Sammlungsdokumentation. Dabei handelt es sich um ein langfristiges Beratungs- und Unterstützungsangebot, bei dem gemeinsam mit Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern der Museen die Grundlagen einer professionellen Sammlungsverwaltung – vom Objekteingang bis zur Onlinepublikation – geschaffen wird. Das Erstellen einer Sammlungsgliederung, einer Sammlungsbeschreibung sowie einer Schreibanweisung für die verwendete Datenbank sind ebenso Bestandteil des Coachings wie das Anfertigen von hochwertigen Objektfotografien und die Onlinepublikation ausgewählter Bestände. Im Jahr 2023 konnte das Sammlungscoaching an sieben Museen erfolgreich umgesetzt werden.

Das Projektteam Digitales Sammlungsmanagement möchte diese Plattform nutzen, um über Ergebnisse der Sammlungscoachings zu informieren und in unregelmäßigen Abständen über häufige Probleme der Dokumentationsarbeit und möglichen Lösungsansätzen zu berichten, die uns in unserer täglichen Arbeit begegnen.

Alle weiteren Informationen und Kontaktangaben zum Projektteam Digitales Sammlungsmanagement der Sächsischen Landesstelle für Museumswesen finden Sie unter: https://museumswesen.skd.museum/ueber-uns/projekte/projekt-digitales-sammlungsmanagement/